Договор купли-продажи.
Кассовый чек.
Товарный чек.
Акт приема-передачи.
Товарная накладная.
Лицензионный договор.
Документ, где вы прописываете постановку ТМЦ на свой баланс.
В отношении бесплатных программ надо читать лицензионные соглашения. Может они не предназначены для коммерческого использования.
И вообще, если ноут не на балансе у ИП, он к ИП имеет какое-то отношение, если стоит в арендуемом офисе?
Если ноутбук не на балансе ИП и не на балансе арендодателя офиса, при этом, на ноутбуке находится бухгалтерия ИП - факт нарушения авторских прав налицо.
Если, при проверке, вы что-то будете лепетать про приходящего сисадмина, бухгалтера или других ИП - это сразу ч.3 ст.146 УК - ибо группа лиц.
Помните: своими необдуманными действиями вы значительно облегчаете работу правоохранительным органам.