"Перечень документов со сроками хранения Министерства связи СССР, министерств связи союзных республик и подведомственных им организаций и предприятий связи"
(утв. Минсвязи СССР 03.10.1983, Главархивом СССР 31.10.1983)
(вместе с "Типовым положением о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) СССР и союзной республики", "Типовым положением о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения", утв. Главархивом СССР 18.05.1977 N 97)

--------------------------------

<*> В дальнейшем именуется Перечень.

1.1. Настоящий Перечень составлен на основании Положения о Государственном архивном фонде СССР и в соответствии с изданными Главархивом СССР перечнями типовых документов со сроками хранения и перечнями документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР.

1.2. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов (в том числе секретных и для служебного пользования), образующихся в процессе деятельности Министерства связи СССР и подведомственных ему организаций и предприятий.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех категорий организаций и предприятий связи, в том числе для организаций, действующих на общественных началах.

1.3. Перечень служит целям рациональной организации документов в системе Министерства связи СССР, обеспечения сохранности документов и отбора их на постоянное хранение и уничтожение.

1.4. Перечень может быть использован в текущем делопроизводстве, при формировании дел и в качестве основы при классификации документов, для составления номенклатур дел в управлениях и отделах Министерства связи СССР и подведомственных ему организациях и предприятиях связи.

1.5. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указанием автора, корреспондента, даты, места создания документа и т.д.

Например, формулировку статьи 29 по Перечню при составлении дела по номенклатуре необходимо конкретизировать:

Инструкция по ведению делопроизводства в аппарате Министерства связи СССР;

Правила внутреннего трудового распорядка Центра по научной организации труда и управления производством.

В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения категорий документов и номера статей по Перечню.

1.6. Документы, срок хранения которым определен Перечнем "постоянно", подлежат передаче на государственное хранение, как правило в виде подлинников, в сроки, установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее истечения установленных для них Перечнем сроков хранения. При необходимости, по решению экспертных комиссий организаций, сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.

1.7. Сроки хранения категорий документов, выявившихся или образовавшихся после издания настоящего Перечня, устанавливаются Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива СССР по представлению Министерства связи СССР. Изменение сроков хранения всех категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится в соответствии с решением Главархива СССР.

2.1. Перечень построен по производственно-отраслевому принципу в сочетании с функциональным и содержит систематическое перечисление видов документов по вопросам деятельности Министерства связи СССР, подведомственных ему организаций и предприятий связи.

2.2. Перечень состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности Министерства связи СССР, организаций и предприятий его системы. В большинстве разделов имеются подразделы по более узким группам вопросов.

2.3. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности.

Все акты органов государственной власти и государственного управления (законы, указы, постановления, решения и др.), а также документы руководящего и инструктивного характера (приказы, инструкции, положения, протоколы и др.) Министерства связи СССР и подведомственных ему организаций и предприятий даны в I и II разделах Перечня.

В 1 раздел включены документы по автоматизированным системам управления.

Документы по финансированию, планированию и отчетности общего характера отражены соответственно в 3, 4, 5 разделах Перечня.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцируются по 4 звеньям применительно к установленным в системе Министерства связи СССР уровням управления в соответствии с Генеральной схемой управления отраслью и утвержденными Главархивом СССР примерными списками организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР.

2.5. Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), проставленная в Перечне к некоторым категориям документов с временными сроками хранения, означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение. По окончании делопроизводственного года необходим полистный просмотр дел с отметкой ЭПК.

2.6. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Перечня уточнения и разъяснения: "После истечения срока действия договора", "После окончания расчетов", "После завершения ревизии", "После окончания темы" и т.д. Документы со сроками хранения "До минования надобности", "До замены новыми", хранятся столько, сколько они необходимы в делопроизводстве (для практической деятельности), например, правила, инструкции, справочники и др., полученные от других ведомств.

2.7. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Так, например исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 1981 году, начинается с 1 января 1982 года.

Для документов по личному составу, которым установлены сроки хранения "75 лет - в ЭПК" ("50 лет - в" и "75 лет - в") исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой "в" к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности "50 лет - в" или "75 лет - в".

Например, личное дело служащего какого-либо учреждения, если оно окончено делопроизводством, когда служащему было 25 лет, должно храниться в течение 50 лет (75 - 25 = 50).

К Перечню приложен алфавитный указатель видов документов. В указателе в алфавитном порядке перечисляются виды документов (акты, договоры, доклады, обзоры, планы и т.д.) и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Для отыскания нужной статьи по указателю к Перечню находят название документа и вопрос его содержания, которые имеют ссылку на номера статей. Из числа приведенных статей выбираются те, которые полностью совпадают с составом и содержанием документов соответствующей единицы хранения.

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение политического, научного, народнохозяйственного и социально-культурного значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

3.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и отбору их на архивное хранение и к уничтожению в министерствах связи союзных республик, организациях и на предприятиях связи действуют постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В Министерстве связи СССР действует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), имеющая право руководства и контроля за деятельностью экспертных комиссий подведомственных организаций и предприятий. В состав ЭК (ЦЭК) включаются наиболее квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений, делопроизводственных служб и ведомственных архивов, а также представители соответствующих архивных учреждений.

Экспертные комиссии назначаются приказами руководителей Министерства связи СССР, министерств связи союзных республик, подведомственных им организаций и предприятий связи в составе не менее 3 - 5 человек. Количественный состав Центральной экспертной комиссии определяется руководством Министерства связи СССР по согласованию, в необходимых случаях, с соответствующим архивным учреждением.

3.3. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются Положением о Государственном архивном фонде СССР, Основными положениями единой государственной системы делопроизводства, действующими правилами, инструкциями, указаниями Главархива СССР и соответствующих архивных учреждений по организации работы с документами, приказами министерства, положениями о ЦЭК и ЭК (приложение 6, 7), а также настоящим Перечнем.

3.4. Отбор документов на государственное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. По результатам отбора в номенклатуру дел (приложение 1) вносятся необходимые изменения и дополнения, уточняется распределение и группировка документов в делах, их оформление. Составляются годовые разделы описей и утверждаются ЭПК архивного учреждения.

3.5. Отбор документов на хранение и уничтожение в организациях и на предприятиях, документы которых подлежат приему в государственные архивы (1 - 3 звенья Перечня), должен проводится путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

3.6. Экспертиза ценности научно-технической документации проводится по следующим этапам: <*>

составление "Перечня - списка всех проектов, проблем (тем), разработанных организацией, предприятием";

определение проектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит передаче на государственное хранение;

экспертиза ценности комплекса научно-технической документации по определенным проектам, проблемам (темам).

--------------------------------

<*> В зависимости от объема отложившейся документации, экспертизе ценности может подвергаться вся научно-техническая документация или часть ее в хронологическом порядке от более ранних разработок к более поздним.

3.7. Перечень проектов, проблем (тем) представляется на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения в 2 экземплярах с приложением предисловия, протокола заседания ЭК организации и исторической справки, а также списка (перечня) всех проблем (тем), проектов.

3.8. Из научно-технической документации на постоянное хранение отбираются документы по завершенным объектам строительства, внедренным в производство изделиям, законченным и примененным в практической деятельности научно-исследовательским разработкам, имеющим межотраслевое и общеотраслевое значение, а также ненашедшие практического применения проекты, разработки и исследования, в которых отражены передовые для своего времени технические идеи и конструктивные решения.

3.9. Постоянные сроки хранения научно-технической документации в Перечне означают, что на государственное хранение отбираются документы по проектам, объектам, проблемам (темам), включенным в "Перечни проектов, объектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит государственному хранению".

3.10. Научно-техническая документация по проектам, объектам, проблемам (темам), не включенная в "Перечень проектов, объектов, проблем (тем), научно-техническая документация которых подлежит государственному хранению", хранится до минования практической надобности.

3.11. Научно-техническая документация принимается на постоянное хранение в виде подлинников или заверенных копий в комплекте, дающим возможность изучить главные принципы построения объекта, его конструктивное решение и оформление, основные технические параметры, объективные эксплуатационные данные и возможности.

3.12. Экспертиза ценности документов долговременного хранения по личному составу, в том числе и имеющих отметку "ЭПК", проводится не по окончании делопроизводственного года, а в ведомственном архиве при подготовке этих дел к передаче в государственные архивы.

4.1. Дела, отобранные в результате экспертизы на постоянное и долговременное хранение, оформляются и описываются (учитываются) в соответствии с требованиями "Основных положений Единой государственной системы делопроизводства", М., 1974 г., и "Правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях", М., 1977 г.

По окончании делопроизводственного года на отобранные дела постоянного хранения составляется опись (приложения 2, 3, 4).

Опись представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве (например, годовой раздел описи на дела, образовавшиеся в течение 1979 года, представляется на рассмотрение не позднее 1982 года).

В организациях и на предприятиях, в деятельности которых образуется не более 20 дел постоянного хранения в год, могут составляться разделы описи, включающие дела за 2 - 3 года.

4.2. По результатам ежегодного отбора документов на постоянное хранение должен рассматриваться вопрос о конкретизации и возможном снятии имеющихся на делах и номенклатурах дел данного года отметки ЭПК.

При необходимости также уточняются заголовки соответствующих дел и сроки их хранения. В зависимости от принятого экспертной комиссией решения, срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки ЭПК либо заменяться на постоянный срок хранения, если ЭК и ЭПК признает, что документы имеют научное значение. Окончательное решение о снятии отметки ЭПК принимается ЭПК архивного учреждения при согласовании с руководством организации, предприятия.

4.3. Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное хранение, составляются в четырех экземплярах (на научно-техническую документацию в пяти экземплярах) <*>.

--------------------------------

<*> Описи составляются раздельно на научно-исследовательскую (отчеты по законченным научным темам), конструкторскую, технологическую и проектную документацию.

Четыре экземпляра описей на управленческую документацию и четыре экземпляра на научно-техническую документацию направляются на утверждение экспертно-проверочных комиссий соответствующих архивных учреждений.

Все описи, в том числе и на документы по личному составу долговременного хранения, подписываются председателем экспертной комиссии организации.

4.4. Документы по личному составу, имеющие срок хранения "постоянно", по согласованию с архивными учреждениями могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства.

Документы долговременного хранения, в том числе по личному составу, включаются в описи, которые составляются в двух экземплярах и одновременно с описями дел постоянного хранения за соответствующий период представляются на согласование ЭПК архивного учреждения.

Окончательный отбор на государственное хранение документов по личному составу с долговременными сроками хранения производится при передаче их в соответствующие государственные архивы. На дела, отобранные для передачи в государственные архивы, составляются описи.

4.5. После утверждения описей дел постоянного хранения архивными учреждениями, организациям и предприятиям предоставляется право уничтожения документов с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

4.6. Отбор документов и дел на уничтожение оформляется актом (приложение 5). Акты рассматриваются ЭК учреждения, подписываются председателем и ее членами и утверждаются руководством учреждения.

Акты на уничтожение управленческой документации составляются в одном экземпляре, а на уничтожение научно-технической документации в двух экземплярах, один из которых представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.

Самостоятельно, без согласования с архивными учреждениями, по миновании надобности уничтожаются копии и размноженные экземпляры научно-технической документации (при наличии подлинников), проектно-сметная документация, полученная от сторонних организаций, а также документы со сроком хранения до 5 лет.

4.7. Организации и предприятия, в деятельности которых не образуется документации постоянного хранения, уничтожают свои документы с истекшими сроками хранения по актам, утвержденным руководителями этих организаций без согласования с архивными учреждениями.

Описи на документы долговременного хранения, в том числе и по личному составу этих организаций, утверждаются их руководителями.

4.8. Утвержденные к уничтожению документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии макулатуры.

4.9. Уничтожение документов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных настоящим Перечнем сроков хранения документов, является незаконным, а лица, виновные в этом, согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

4.10. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня осуществляют Министерство связи СССР, Главархив СССР, ЦГАНХ СССР, республиканские и местные архивные учреждения.

--------------------------------

<*> Порядок выборочного приема документов на государственное хранение от этих организаций и предприятий определяется местными архивными учреждениями по согласованию с организациями и предприятиями связи.