"Инструкция о порядке передачи на депозитарное хранение малоиспользуемой литературы и документации в системе Министерства торговли СССР"
(утв. Приказом Минторга СССР от 14.01.1985 N 9)

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок выявления, отбора, передачи и приема малоиспользуемой литературы и документации в научно-технических библиотеках и органах научно-технической информации системы Министерства торговли СССР, распределения литературы и документации по конкретной отраслевой тематике и видам документов между депозитариями.

1.2. Инструкция разработана на основе Инструкции о порядке выявления, отбора, передачи и приема малоиспользуемой литературы и документации для депозитарного хранения в органах научно-технической информации, научно-технических библиотек и организации информации об обменных фондах, утвержденной Междуведомственной комиссией по координации деятельности специальных, научных и технических библиотек при Государственном комитете Совета Министров СССР по науке и технике 25 мая 1976 г.

1.3. Депозитарное хранение малоиспользуемой, но имеющей научную ценность, литературы и документации, вводится в научно-технических библиотеках <1> системы Министерства торговли СССР в целях более рациональной организации, хранения и использования библиотечных фондов.

--------------------------------

<1> Далее именуется НТБ.

1.4. Депозитарное хранение в системе Министерства торговли СССР возложено на:

ЦНИИНТЭИторговли. Центральная отраслевая научно-техническая библиотека (109028, Москва, Казарменный пер., д. 8, кв. 139);

ВНИИЭТсистем. Научно-техническая библиотека (107042, Москва, Балакиревский пер., д. 23);

НИИОП. Научно-техническая библиотека (117049, Москва, Мытная ул., д. 22).

1.5. Основными функциями депозитариев являются:

комплектование депозитарных фондов;

постоянное хранение одного экземпляра литературы и документации (наиболее ценные в научном отношении литературные материалы и документы хранятся в двух экземплярах);

оперативное выполнение требований читателей, а также удовлетворение запросов библиотек других систем и ведомств путем предоставления оригиналов документов и их копий;

прием от других НТБ и органов научно-технической информации <1>, отсутствующей в фондах депозитария малоиспользуемой литературы и документации по конкретной тематике, закрепленной за депозитариями;

--------------------------------

<1> Далее именуется НТИ.

отражение сведений о принятой на депозитарное хранение литературы в справочном аппарате депозитария;

систематический отбор дублетных экземпляров литературы и документации;

обособленное хранение малоиспользуемой части фондов депозитария;

оказание методической помощи НТБ и органам НТИ по выявлению и передаче в фонды депозитария малоиспользуемой литературы и документации.

2.1. К малоиспользуемой литературе относятся:

книги, продолжающиеся издания, в том числе труды, а также материалы совещаний, конференций, семинаров - через 10 - 15 лет после выхода издания в свет (аналогично для депонированных рукописей книг), при отсутствии запросов или разовом использовании;

периодические издания - через 5 лет после выхода издания в свет (аналогично для депонированных рукописей статей), при отсутствии запросов или разовом использовании;

инструктивно-методические материалы, выпускаемые министерствами и ведомствами - через 3 года после выхода в свет (в отраслевых депозитариях хранятся в соответствии со сроками, устанавливаемыми министерствами и ведомствами);

каталоги промышленного оборудования и изделий - через 3 года после выхода издания в свет (в отраслевых и региональных депозитариях хранятся не более 10 лет);

неопубликованные переводы научно-технической литературы и документации - через 5 лет после поступления в фонд (в отраслевых и региональных депозитариях не более 10 лет), при отсутствии запросов или разовом использовании;

отчеты о НИР и ОКР - через 5 лет после поступления в фонд (в отраслевых депозитариях и во ВНТИЦ хранятся до 10 лет);

отчеты о загранкомандировках - через 5 лет после поступления в фонд (в отраслевых депозитариях хранятся до 10 лет).

2.2. Не подлежат депозитарному хранению учебники, издания всесоюзных и центральных отраслевых органов информации (реферативные журналы, сборники рефератов, библиографические издания, обзорные и экспресс-информации), а также отечественные стандарты, технические условия, патентная документация.

2.3. Не подлежащая депозитарному хранению литература списывается и исключается из библиотечных фондов в установленном порядке.

3.1. Малоиспользуемую литературу НТБ и органы НТИ системы Министерства торговли СССР направляют:

4.1. Выявление и отбор малоиспользуемой литературы и документации НТБ и органами НТИ системы Министерства торговли СССР производятся с учетом методических рекомендаций Государственной публичной научно-технической библиотеки СССР "Организация депозитарных фондов".

4.2. Выявление малоиспользуемой литературы и документации, отбор для последующего ее исключения из фондов и передачи в депозитарии осуществляются НТБ и органами НТИ систематически в течение года. Для проведения этой работы создаются специальные комиссии, в состав которых входят библиотечные, информационные работники и квалифицированные специалисты отрасли "Торговля и общественное питание". Состав комиссии утверждается руководителем органа НТИ или органа, в подчинении которого находится НТБ.

4.3. В процессе просмотра отобранная малоиспользуемая литература группируется следующим образом:

материалы, подлежащие депозитарному хранению;

материалы, подлежащие выделению в обменный фонд (излишние, дублетные издания, издания, не принятые на депозитарное хранение, а также непрофильные, материалы ликвидированных или объединенных предприятий, организаций, учреждений и т.д.);

материалы, подлежащие списанию (ветхие, устаревшие).

4.4. Одновременно с отбором малоиспользуемой литературы и документов производится изъятие карточек, находящихся в справочном аппарате (алфавитном и систематическом каталогах, регистрационной картотеке периодических изданий и др.).

4.5. Карточки на отобранную малоиспользуемую литературу и документацию расставляются в специальных картотеках в алфавитном порядке, отдельно на книги, издания продолжающиеся, а также периодические издания и т.д., с указанием депозитариев, которым должны быть направлены сведения о них.

4.6. Сведения об отобранной в течение года малоиспользуемой литературе и документации указываются на библиографических карточках размером 125 x 75 мм. Эти карточки направляются в соответствующий депозитарий не позднее 1 марта следующего года с сопроводительным документом по образцу, приведенному ниже.

4.7. Депозитарии, получив карточки со сведениями о малоиспользуемой литературе и документах, сверяют их с составом своего фонда и на отобранные для хранения литературу и документы карточки с пометкой "Принимается на хранение" возвращают в месячный срок с момента получения сведений организациям-отправителям.

4.8. Организация-отправитель после получения карточек с пометкой о принятии литературы на хранение составляет акт в двух экземплярах по форме, приведенной в приложении N 1. Вместе с карточками из специальной картотеки литература направляется в соответствующий депозитарий.

4.9. Возвращенные карточки на литературу, переданную на хранение с указанием ее местонахождения, организацией-отправителем расставляются в справочном аппарате фонда.

4.10. Передача малоиспользуемой литературы и документации для депозитарного хранения производится безвозмездно в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 5 января 1959 г. N 11 "Об использовании книжных фондов". Пересылка литературы в депозитарии осуществляется за счет организаций-отправителей.

4.11. Депозитарий, получивший партию литературы и документации на хранение, в трехдневный срок подписывает оба экземпляра акта и один экземпляр возвращает организации-отправителю для постоянного хранения. Переданная и полученная литература учитывается в соответствующих тетрадях (см. приложение N 2).

4.12. Литература, не востребованная депозитариями, передается в обменный фонд библиотеки, органа НТИ по акту (см. приложение N 3), используется для комплектования вновь образованных НТБ и органов информации или списывается в установленном порядке. НТБ и органы НТИ высылают списки литературы, поступившей в обменные фонды, в ГПНТБ СССР, которая составляет на их основе и выпускает бюллетень обменных фондов научно-технической литературы.

4.13. Библиотеки, заинтересованные в доукомплектовании фонда, направляют в депозитарий, имеющий обменный фонд, письменный заказ с приложением списка запрашиваемой литературы и документации.

4.14. Библиотека, передающая литературу и документы, составляет акт по форме, приведенной в приложении N 4, в двух экземплярах. Оба экземпляра акта вместе с партией передаваемой литературы карточками из специальной картотеки направляются в адрес организации, затребовавшей литературу.

4.15. Библиотека-получатель в трехдневный срок со дня получения литературы подписывает оба экземпляра акта и один экземпляр возвращает отправителю, а второй оставляет в качестве приходного документа.

4.16. Литература и документация в обменных фондах НТБ и органах НТИ сохраняется в течение года. По истечении этого срока невостребованная литература может быть списана в установленном порядке. Акт списания составляется по форме, приведенной в приложении N 5.