"РД 52.19.143-2010. Руководящий документ. Перечень документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении"
(утв. Росгидрометом 30.06.2010)

1. Разработан Государственным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных" (ГУ "ВНИИГМИ - МЦД") Росгидромета

2. Разработчики С.Г. Сивачок, кандидат физико-математических наук, В.А. Лавров, Н.В. Вавилова, Л.И. Власова, Л.Ф. Горошко, В.Н. Козлова

3. Согласован с Управлением научных программ, международного сотрудничества и информационных ресурсов (УНМР) Росгидромета 16 июня 2010 г., Организационно-правовым управлением Росгидромета 23 июня 2010 г., Государственным учреждением "Научно-производственное объединение "Тайфун" (ГУ "НПО "Тайфун") 21 мая 2010 г.

4. Утвержден Руководителем Росгидромета 30 июня 2010 г.

5. Зарегистрирован ЦМТР ГУ "НПО "Тайфун" за номером РД 52.19.143-2010 от 26 июля 2010 г.

6. Взамен РД 52.19.143-98 Перечень документов Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды (согласован с Государственной архивной службой России 18 июня 1998 года, утвержден Росгидрометом 6 июля 1998 года и введен в действие с 15 июля 1998 года) и Изменения N 1 к РД 52.19.143-98 (утверждены Росгидрометом 6 июня 2001 года и введены в действие с 1 сентября 2001 года).

Настоящий руководящий документ устанавливает структуру перечня, его состав, сроки и место хранения документов архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (далее - Госфонд Росгидромета).

Настоящий руководящий документ распространяется на территориальные органы и государственные учреждения Росгидромета, в том числе структурные подразделения, отделы фонда данных и экспертные комиссии Госфонда Росгидромета.

В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ 7.76-96 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

РД 52.04.567-2003 Положение о государственной наблюдательной сети (с изменениями на 1 января 2009 года)

РД 52.04.614-2000 Наставление гидрометеорологическим станциям и постам. Выпуск 3. Часть II. Обработка материалов метеорологических наблюдений

РД 52.19.108-2009 Положение о формировании архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.159-2009 Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного фонда данных Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.160-2009 Положение об экспертной комиссии архивного фонда данных о состоянии окружающей среды, ее загрязнении Федеральной службы по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды

РД 52.19.704-2008 Краткие схемы обработки гидрометеорологической информации.

3.1. В настоящем руководящем документе применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1. архивный документ: Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства [1].

3.1.2. архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой [1].

3.1.3. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению [1].

3.1.4. акт о выделении к уничтожению: Документ, удостоверяющий списание документов Госфонда Росгидромета, выявленных в процессе экспертизы ценности документов в связи с истекшими сроками хранения, утративших практическое или научное значение и отобранных к уничтожению.

3.1.5. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти [1].

Примечание - В соответствии с перечнем [2] такое право предоставлено ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".

3.1.6. документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению [1].

3.1.7. документ Госфонда Росгидромета: Документ о состоянии окружающей среды, ее загрязнении, прошедший процессы приема, экспертизы ценности, учета, технической обработки и регистрации в государственных учреждениях Росгидромета (РД 52.19.108).

3.1.8.

3.1.9. комплектование фонда: Совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов (с учетом ГОСТ 7.76, статья 2.12).

3.1.10. наблюдательное подразделение; НП: Структурное или обособленное подразделение организации наблюдательной сети, непосредственно выполняющая наблюдения за состоянием окружающей среды, ее загрязнением в одном или нескольких закрепленных стационарных или подвижных пунктах наблюдений, также выполняющая первичную обработку результатов наблюдений и передачу их по утвержденной схеме (РД 52.04.567).

3.1.11. опись документов: Справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания (с учетом ГОСТ Р 51141, статья 132).

3.1.12.

3.1.13. организация наблюдательной сети; ОНС: Некоммерческая с правом юридического лица организация Росгидромета, выполняющая оперативно-производственные (производство наблюдений за гидрометеорологическими процессами и загрязнением окружающей среды, сбор, обработку и передачу информации, техническое и сервисное обслуживание средств измерений, обеспечение потребителей информацией о фактическом и прогнозируемом состоянии окружающей среды, ее загрязнении) и специальные (исполнительные, контрольные) функции в области гидрометеорологии и смежных с ней областях на территории своей деятельности (РД 52.04.567).

3.1.14. особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования [1].

3.1.15. отдел фонда данных; ОФД: Структурное подразделение в госучреждении Росгидромета, которое осуществляет организацию Госфонда Росгидромета и предоставление пользователям документов, принятых на хранение (РД 52.19.108).

3.1.16. первичные данные наблюдений: Измеренные значения гидрометеорологических, гелиогеофизических величин и уровня загрязнения окружающей среды, выраженные в соответствующих физических единицах, а также визуальные оценки величин и атмосферных явлений (с учетом РД 52.04.614).

3.1.17. преобразование данных: Перевод первичных данных наблюдений в значения физических величин и их характеристик (с учетом РД 52.04.614).

3.1.18. прогностическая информация: Результаты численных прогнозов полей метеорологических величин и элементов погоды различной заблаговременности на основе гидродинамических моделей атмосферы.

3.1.19. режимно-справочные издания: Издания, подготовленные в государственных учреждениях Росгидромета в рамках ведомственного заказа, научных программ, других плановых работ и содержащие обобщенную информацию (по профилю своей деятельности) о состоянии окружающей среды, ее загрязнении (РД 52.19.108).

3.1.20. результаты гидрометеорологических и гелиогеофизических наблюдений и наблюдений за загрязнением окружающей среды: Измеренные значения величин, их характеристик, полученные с помощью измерений или визуальных оценок (наблюдений), а также вычисленные по первичным данным наблюдений (с учетом РД 52.04.614).

3.1.21. страховая копия документа: Копия оригинала документа, входящая в состав Госфонда Росгидромета и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.

3.1.22. управление фондом: Регулирование состава, объема и структуры фонда (с учетом ГОСТ 7.76-96, статья 2.11).

3.1.23.

3.1.24. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации [1].

3.1.25. экспертная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭК Госфонда Росгидромета): Группа специалистов, назначенная приказом руководителя территориального органа или государственного учреждения Росгидромета, наделенная полномочиями в соответствии с положением об ЭК Госфонда Росгидромета (РД 52.19.108).

3.1.26. экспертно-проверочная комиссия Госфонда Росгидромета (ЭПК Госфонда Росгидромета): Методический центр из специалистов ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", наделенный полномочиями для рассмотрения и решения научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Госфонда Росгидромета и практических вопросов его формирования (РД 52.19.108).

3.2. В настоящем перечне приняты следующие сокращения:

АВК - автоматизированный вычислительный комплекс;

ВСВ - всемирное скоординированное время;

ВМО - всемирная метеорологическая организация;

госучреждения Росгидромета - государственные учреждения подведомственные Росгидромету: ГУ "УГМС", ГУ "ЦГМС-РСМЦ", ГУ "ЦГМС-Р", ГУ "НИУ", ФГУ "УГМС", ФГУ "ЦГМС";

ГСТ - глобальная сеть телесвязи;

ГМЦ - гидрометеорологический центр;

ГУ "ААНИИ" - государственное учреждение "Арктический и антарктический научно-исследовательский институт";

ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" - государственное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации - Мировой центр данных";

ГУ "ГГО" - Государственное учреждение "Главная геофизическая обсерватория им. А.И. Воейкова";

ГУ "Гидрометцентр России" - государственное учреждение "Гидрометеорологический научно-исследовательский центр Российской Федерации";

ГУ ГХИ - государственное учреждение Гидрохимический институт;

ГУ "ДВНИГМИ" - государственное учреждение "Дальневосточный научно-исследовательский институт гидрометеорологической информации";

ГУ "ИГКЭ" - государственное учреждение "Институт глобального климата и экологии Росгидромета и Российской академии наук";

ГУ "ИПГ" - государственное учреждение "Институт прикладной геофизики имени академика Е.К. Федорова";

ГУ "НИУ" - государственное учреждение "Научно-исследовательское учреждение";

ГУ "НИЦ "Планета" - государственное учреждение "Научно-исследовательский центр космической гидрометеорологии "Планета";

ГУ "Новосибирский ЦГМС-РСМЦ" - государственное учреждение "Новосибирский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Всемирной службы погоды";

ГУ "НПО "Тайфун" - государственное учреждение "Научно-производственное объединение "Тайфун";

ГУ "УГМС" - государственное учреждение "Управление по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды";

ГУ "ЦАО" - государственное учреждение "Центральная аэрологическая обсерватория";

ГУ "ЦГМС-Р" - государственное учреждение "Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с региональными функциями";

ГУ "ЦГМС-РСМЦ" - государственное учреждение "Центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Всемирной службы погоды";

ГУ "Хабаровский ЦГМС-РСМЦ" - государственное учреждение "Хабаровский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Всемирной службы погоды";

ИСЗ - искусственный спутник Земли;

МРЛ - метеорологический радиолокатор;

НИС - научно-исследовательское судно;

ОСО - общее содержание озона;

Подразделение ГУ - структурное подразделение госучреждения Росгидромета;

РОО - радиационно опасные объекты;

Росархив - Федеральное архивное агентство;

РЦОД ГУ "ДВНИГМИ" - Региональный центр океанографических данных по Дальневосточному региону ГУ "ДВНИГМИ";

СНГ - Содружество независимых государств;

УГМС (территориальный орган) - межрегиональное территориальное управление Росгидромета, осуществляющее свою деятельность на территории нескольких субъектов Российской Федерации;

ФГУ - федеральное государственное учреждение;

ФГУ "ГОИН" - федеральное государственное учреждение "Государственный океанографический институт имени Н.Н. Зубова";

ЦГМС - центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды.

4.1. Перечень документов Госфонда Росгидромета (далее - перечень) создается для рассмотрения и решения вопросов формирования Госфонда Росгидромета, проведения экспертизы ценности, определения состава, места и сроков хранения документов Госфонда Росгидромета.

4.2. Перечень разработан в соответствии с федеральным законом [1], положениями [3] - [5], перечнями [2], [6], административным регламентом [7], договором [8], а также с учетом предложений специалистов УГМС и госучреждений Росгидромета об изменении сроков хранения отдельных документов, включении в него новых документов в соответствии с решением ЭПК Госфонда по составу, срокам и месту хранения документов Госфонда Росгидромета.

4.3. На основе перечня осуществляется отбор документов в УГМС и госучреждениях Росгидромета для передачи на хранение в ОФД, подразделения ГУ, НП и ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с приложением А.

4.4. Перечень служит целям охраны, организации хранения и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.

4.5. Сроки хранения документов, не предусмотренных перечнем, а также изменение сроков хранения документов, предусмотренных перечнем, определяются ЭПК Госфонда Росгидромета по согласованию с головными ГУ "НИУ" по видам наблюдений в Росгидромете.

4.6. Экспертиза ценности документов Госфонда Росгидромета проводится в соответствии с РД 52.19.159, РД 52.19.160.

4.7. УГМС и/или госучреждения Росгидромета после исправлений, уточнений, модернизации и других разрешенных коррекций, приводящих к изменению документов Госфонда Росгидромета, подлежащих хранению в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", обязаны направить новую версию документов Госфонда Росгидромета на хранение в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с РД 52.19.108.

5.1. Перечень построен по производственно-отраслевому принципу в соответствии с [6]. Документы перечня сгруппированы по пяти разделам:

- документы, определяющие порядок формирования Госфонда Росгидромета;

- технические документы НП;

- документы, содержащие данные наблюдений за состоянием окружающей среды;

- документы научных исследований и экспедиционных работ;

- изданные документы.

В раздел "Документы, определяющие порядок формирования Госфонда Росгидромета" включены нормативные (положения, перечни, инструкции, методические указания, рекомендации) и учетные (планы комплектования, описи, книги учета, каталоги, акты о выделении к уничтожению) документы Госфонда Росгидромета.

В раздел "Технические документы НП" включены акты открытия и закрытия НП, регистрационные свидетельства, технические паспорта и дела, топографические и гидрографические карты, планы и схемы территорий НП и другие документы, характеризующие НП.

Отнесение документов к разделу "Документы, содержащие данные наблюдений за состоянием окружающей среды" производилось на основании классификации приложения 4 регламента [7]. Этот раздел содержит подразделы. Внутри подразделов для каждого документа определены:

- порядковый номер в перечне (статья перечня);

- наименование документа (книжки, дневники, журналы наблюдений, ленты самописцев, таблицы, анкеты, карты и т.д.);

- код документа, вид носителя информации (бумажный, фото и электронный);

- сроки и место хранения документов Госфонда Росгидромета.

В раздел "Документы научных исследований и экспедиционных работ" включены отчеты о научных исследованиях и экспедиционных работах, содержащие данные или результаты гидрометеорологических и гелиогеофизических наблюдений и наблюдений за загрязнением окружающей среды, научно-технические отчеты научно-исследовательских судов, специализированных и полярных станций.

В раздел "Изданные документы" включены режимно-справочные и дополняющие их информационные издания, нормативные документы (наставления, инструкции, руководства и т.д.) по производству и обработке наблюдений.

5.2. Сроки и место хранения архивных документов дифференцированы в перечне по трем группам организаций в соответствии с [6].

5.2.1. В первой группе (приложение А, графа 5) представлена организация, выполняющая экспертные и проверочные функции в вопросах формирования Госфонда Росгидромета и осуществляющая депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации в области гидрометеорологии и смежных с ней областях.

В соответствии с перечнем [2] такое право предоставлено ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", которое на основании договора с Росархивом [8] осуществляет депозитарное хранение оригиналов документов Госфонда Росгидромета:

- на электронных носителях;

- включенных в Архивный фонд Российской Федерации;

- с данными наблюдений и результатов научных исследований в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, образовавшихся в результате деятельности УГМС, госучреждений Росгидромета, а также других государственных и негосударственных организаций на территории России, бывшего СССР и зарубежных территориях.

ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" в соответствии с положением [4] обеспечивает сохранность документов и совместимость форматов представления данных на электронных носителях.

Госучреждения Росгидромета осуществляют хранение на электронных носителях страховых копий документов по своей территории или по области деятельности.

5.2.2. Во второй группе (приложение А, графа 6) представлены ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета.

ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета хранят документы с данными наблюдений, экспедиционных работ и научных исследований, проводимых на закрепленных за ними территориях, всеми учреждениями и организациями всех форм собственности в соответствии с [3], [5]. ОФД ГУ "НИУ" хранят документы, образовавшиеся по закрепленной за ними области деятельности.

5.2.3. В третьей группе (приложение А, графа 7) представлены подразделения ГУ, НП Росгидромета, а также другие участники деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, не относящиеся к Росгидромету, являющиеся источниками комплектования Госфонда Росгидромета [3], [5].

Для синоптических документов временного хранения в примечаниях указываются места хранения "по месту создания" или "по месту использования", т.к. отдельные документы прогностической информации создаются не только в УГМС и госучреждениях Росгидромета, но и централизованно в ГУ "Гидрометцентр России" и предоставляются в учреждения Росгидромета на электронных носителях.

5.3. В перечне применена система цифровых и буквенных обозначений сроков хранения архивных документов.

5.3.1. Отметка "Постоянно", проставленная в перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что документы, полученные от госучреждений Росгидромета, подлежат передаче на постоянное хранение в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" и/или ОФД УГМС, ОФД госучреждений Росгидромета.

Основные критерии отбора документов Госфонда Росгидромета на хранение со сроком "Постоянно":

- историческое, научное и практическое значение содержащихся в документах сведений;

- полнота, достоверность и новизна содержащихся в документах сведений;

- отсутствие сведений, содержащихся в других документах;

- невозможность повторного получения сведений, содержащихся в документах (первичных данных, результатов расчетов, обобщений).

Особо ценными являются документы, содержащие первичные данные наблюдений за окружающей средой, ее загрязнением, преобразованные данные, результаты наблюдений и вычислений.

5.3.2. Отметка "ЭК Госфонда Росгидромета", проставленная в перечне к конкретным видам архивных документов означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях лицензиатов, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение. Данная отметка предназначена для применения к документам организаций всех форм собственности, являющихся источниками комплектования Госфонда Росгидромета, а также может быть использована для документов негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования.

5.3.3. Документы постоянного хранения на бумажном носителе при отсутствии условий хранения в ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета передаются на хранение в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" по акту приема-передачи архивных документов.

5.3.4. Отметка "До минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5 лет.

5.3.5. Отметка "До ликвидации организации", проставленная в перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования Госфонда Росгидромета. После ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в соответствии с решениями ЭК Госфонда Росгидромета.

5.3.6. Срок хранения "До передачи в ОФД" означает, что соответствующее подразделение ГУ, НП или другие организации хранят у себя документы на бумажном носителе не более 3 лет, а электронный вид передается сразу в ОФД в виде копии.

5.4. Сроки хранения документов Госфонда Росгидромета исчисляются с момента передачи их на хранение в ОФД УГМС или госучреждений Росгидромета, а также в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД".

5.5. Сроки хранения документов с временным сроком хранения, образующихся в НП, подразделениях ГУ, у других участников деятельности в области гидрометеорологии и смежных с ней областях, не относящиеся к Росгидромету, исчисляются с 1 января года, следующего за годом создания документов. Например, исчисление сроков хранения документов, созданных в 2008 году, следует начинать с 1 января 2009 года. Срок хранения "Книги учета поступления и выбытия документов" исчисляется с момента завершения книги.

5.6. Код документов, создание которых прекращено с некоторого времени, заключен в скобки в графе 3 (приложение А) "Код документа".

5.7. Документы на электронном носителе информации хранятся в виде копии данных жесткого диска на внешних носителях (магнитные ленты, оптические диски, CD-диски, DVD-диски, магнитоленточные картриджи и т.п.).

5.8. Дублетные документы, имеющиеся в подразделениях ГУ и НП, хранятся в этих подразделениях и организациях "До минования надобности", так как оригиналы этих документов хранятся в ОФД.